業務効率ツール紹介 PowerAutomate

業務効率を向上するのにおすすめのツールを紹介していきます。
Microsoft社が提供するPowerAutomate(旧 MicrosoftFlow)をご紹介します。

こんにちは、PR担当Saoriです。

ここ数ヶ月の間に、テレワークが始まった方は多いのではないでしょうか。
また、もう会社へ行かれるようになった方、テレワーク継続の方と働き方が様々になってきたなと実感する毎日です。

弊社も、自宅勤務が基本となり早数か月が経ちました。

通勤時間が減る、勤務時間直前まで寝てられるというメリットがあるものの、
通常よりも時間が掛かる作業が発生する、また「複数人」で対応する作業の割り振りがうまくいかずプロセスの見直しが発生するという事がありました。
また、時間がない中でのテレワーク開始であったので、利用しているツールはサービスは今まで通り=オフィスでコミュニケーションする ありきでしたため、
業務によっては出社しないと「出来ない」ため一時的に止まった事案も発生しました。
大きな環境の変化の中で、今回は私Saoriがおすすめツールをご紹介させていただきたく、記事を書きました。

定型業務や同じ作業の繰り返し、年に1回しか来ないけど逃すとサービスに影響があるメール等、
「作業としては大したことないけれど積もり積もると面倒な結構大きい作業」というのはあるかと思います。

その作業の効率を格段にあげてくれる、そして作成が大変便利なPowerAutomate(旧名称:MicrosoftFlow)をご紹介します。
PowerAutomateは本当に便利で、手間が掛かっている/時間が掛かる 等、手作業に関して困っている人がいたらまず紹介するツールです。

なお、今回はAlteryxDesignerの使い方や紹介はほぼ出てきません。
AlteryxDesignerとの連携と、PowerAutomateの概要についての記事はこちらをご覧ください

PowerAutomate(旧名称:MicrosoftFlow)

PowerAutomate(MicrosoftFlow)とは

作業を自動で実行するためのツールです。
今まででしたらコマンドやタスクスケジューラを駆使して実行されていたかと思いますが、
それがGUIを中心に誰でも簡単に設定できるという製品です。

PowerAutomateおすすめの理由

私がおすすめする理由は以下の3点です・

①設定が分かりやすく簡単である
②費用があまり高くない。 (個人利用で約1,500円/月程度でした。詳しくはMicrosoft社公式(PowerAutomate 価格)のページをご確認ください。)
③Office契約内であれば(プランによっては)即使えるため、開始までのハードルが低い(詳しくはMicrosoft社公式Office365 Buisinessのページをご確認ください。)

私の場合は、会社の契約がMicrosoft 365(Office 365)の契約に入っていたため、追加契約や費用が掛からずに始めることが出来ました。
そのため、PowerAutomateを使うための決裁も不要でした。

利用にあたってのハードルが低いというのも強いメリットかと思います。

PowerAutomateを使った業務効率向上事例

ここからは、いくつかの改善事例をご紹介します。

事例1:月20時間削減 1,000件以上の請求書付き添付ファイルを自動でOneDriveに保存する。

【効果】
月20時間の作業時間削減+抜けもれが正しく把握できるように

【事例詳細】
1メールにつき1つ添付されている請求書を、複数人が手作業でコピー&ペーストして保存後、全数の件数チェックをしていました。
ぬけ漏れも多く、時間が掛かっていたとのこと。
それらを
・請求書メールかどうかを自動で判断
・特定のフォルダを毎月自動で作成
・請求書のファイルのみ自動で作成した特定フォルダへ保存
・OneDriveのため、関係者はどこからでも確認が可能

としたため、作業時間が大幅に削減し、
チェックも目視から、リストをデータで取得しチェックという
効率が向上しました。

事例2:月2時間削減+α 特定のメールをExcelに転記する(月100件ほどのお問い合わせメール)

【効果】
2時間/月 削減 + 今まで不可能だったお問い合わせ内容の情報整理と分析が可能に

【事例詳細】
企業からの問い合わせはメール受信されたのみの状態で保管されており、
基本は受信されたメールをコピー&ペーストして整理後保存をしていたが、
忙しくなると対応がおろそかとなり、なかなか情報の整理ができない状態でいた、

また、その後進捗確認や、データ整理と情報の更新に時間が掛かっていたため、
結果、情報の把握ができないでいた。
それをPowerAutomateを使って
・お問い合わせメールを自動でOfficeOnline(Excel)に転記
し、
その後Alteryxでデータクレンジングとお問い合わせメールの属性/数 を集計するようにしました。

また、整理されたリストを元に、その後の営業活動や売上状況の情報の追っかけも出来るようになり、
見えていなかった現状を整理し、把握、その後の活動が出来るようになりました。

事例3:通話時間が週2時間削減 MicrosoftFormで問い合わせメールをつくり、それをTeamsへ通知させる

【効果】
週2時間の電話対応時間削減

【事例詳細】
電話で質問が来ることが多く、テレワークが開始となりその受付もままならなくなりました。
また、電話は長く掛かることも多く、担当の方の業務時間を逼迫していました。
それらをフォームからの受付のみとし、該当のチャットに通知させることで、
依頼の一極集中や業務負荷の向上が避けられ、適切な回答が速やかに出来るようになりました。

例4:年1時間削減+α 特定のメール(契約更新)が来たらTeamsで通知をする

【効果】
1時間/年削減

【事例】
こちら、時間自体はとても少ないのですが、
・1年に1回しか来ない契約更新のメール

を見落としてしまうことがあり結果、決裁やクレーム対応に一時的にサービスが停止する。
という事がありました。

また担当が変わってしまいサービスが停止してから気づくといったことも過去にはあり、対策を検討していたところ、
指定のメールが来た場合に関係者にTeamsへ全員通知をすることで、
その後は適切な時期に情報が横展開されるようになりました。
サービスが停止される前に状況を認識する人が増え、トラブルは発生しなくなりました。

設定方法の紹介

今回は簡単に具体的な設定方法をご紹介します。
事例1:月20時間削減 1,000件以上の請求書付き添付ファイルを自動でOneDriveに保存する。
の設定内容です。

STEP0:豊富なテンプレートを参考にする

PowerAutomateの中で、事例ごとにテンプレートが無料で数千近く用意されています。
こちらのように、テンプレートが多数ありますので、こちらを使って設定されると、より簡単です。
詳細はこちらをご覧ください(PowerAutomate公式HPへ飛びます。)

 

今回は、こちらのテンプレートを参考に自分で作りました。

 

ここからは紙芝居のような説明となります。簡単3ステップです。

STEP1:新着メールを受信した際にアクションが起こるようにする

まずは新着メールを受信した際にこのフローが動くようにします。

こちらは、どのフォルダか?を指定すればOKです。
既にOutlookで自動振り分け設定をしている人であれば、新たな設定をする必要はありません。
また、
・宛先
・差出人
・メールの件名
・添付ファイルの有無
など、細かな設定をすることも可能です。

 

STEP2:メールの受信時間を日本時間に変換する

メールの受信時間に関して、PowerAutomateを使うと世界標準時間となってしまいます。
そのため、こちら時間を日本時間に変換してあげる必要があります。

なお、設定についてもどの項目を対象とすればいいか?というのがアイコンでわかるようになっていますので、
初めての方でも問題なく対応可能かと思います。

 

STEP3:OneDriveへ添付ファイルを保存させる

あっという間に最後のSTEPです。
添付ファイルを、OneDriveの指定のフォルダパスに入れる指示をアイコンをクリックするのみで設定できます。
同じ添付ファイル名になる場合などは、例えばファイル名にメールの件名を追加させるといった、ことも可能です。

なお、今回は少し応用で、「月別」のフォルダを自動で作成したかったため、関数を使ってフォルダを作成するようにしました。

関数
concat(‘/’,formatDateTime(addhours(utcnow(),9),’yyyy-MM’))
—–解説—-
concat・・・・・・・・文字列を結合
formatDateTime・・・(世界標準時になっているため)時間表記を変更するための関数
addhours・・・・・・時間を追加するための関数
utcnow・・・・・・・世界標準時の今の時間を取得し文字列として返すための関数

これで完了です。
あとは設定しておけば自動で動きます。
また、テスト実行や、フローに明らかなおかしい点があればアラート等で教えてくれるため、初心者の方でも安心して利用可能です。

まとめ

今回は、Alteryxではなく、全く別のツールをご紹介させていただきました。

通勤が少しずつ解禁されているとはいえ、まだまだこの時期は大変だと感じている方も多いかもしれません。
ですが、逆手にとって、新しいツールに触れる機会ととらえてみるのも、良いかもしれないと思い記事を書きました。

PowerAutomate以外にも、無料枠や、低予算で始められるサービスもありますので、
決裁や調整のハードルの高さにより新ツールの導入を避けているのであれば、
OfficeやGoogle関連のサービスを活用されてみればいかがでしょうか。

弊社ではAlteryxの他にも、データ活用に関する相談も承っております、どうぞご相談下さい。

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