PowerAutomateと組み合わせて業務フローを改善する|事例紹介

こんにちは、PR担当Saoriです。

”Alteryx”は、処理ツールをドラッグ&ドロップし、
線をつなげていくことで「ワークフロー」という処理の履歴を構築し、再生ボタンを押すことで、処理が実行できるため、
とても分かりやすいのが強みの統計ツール

今日はAlteryxDesignerを使った、フリーテキストのデータクリーニング方法をご紹介したいと思います。

定期的に行うアンケートなどの集計は、意外と時間が掛かります。
住所って意外とフリーコメントなので集計が厄介に感じる方も多いと思います。
AlteryxDesignerでワークフローを一度作ってしまえば、その後再度アンケートを行っても集計時間はほぼ一瞬で終わります。

また、今回はPower Automete (旧:MicrosoftFlow)との組み合わせで業務プロセスの改善も行いました。

お客様の課題と合わせてご紹介します。

 

※今回ご紹介している設定画面のキャプチャは、 AlteryxDesigner2020.1 日本語版 を利用しています。

Power Automate と Alteryx を使った業務フロー改善

ここからはお客様のお悩みから、改善についてご紹介します。

【お悩み】問い合わせメールを集計したい

現状:手作業でExcelに転記した後に集計したいが人手不足でできない。

お客様のお悩みは、
月100通ほど来る、問い合わせメールをまとめたい
・問い合わせメールを保存する仕組みがなく、現在手作業でまとめているが、
担当がおらず整理集計が出来ていない
・正しく整理/集計が出来た後は分析を行いたい

というのがお客様のお悩みと現状でした。

今回はAlteryxを使って集計を効率化する前に、お客様の手作業を減らす必要がありました。

【解決策】Power Automateでメールを自動で転記し、Alteryxで集計を行う

①Power Automate (MicrosoftFlow)で転記する仕組みを構築する。

Office365に届くお問い合わせメールを、PowerAutomate(MicrosoftFlow)を使ってExcelに転記するような仕組みを構築しました。

Power Automate (MicrosoftFlow) とは・・・
タスクの自動化が出来るツールです。
GUIベースで、繰り返し行う作業や簡単な条件分岐を行い、処理の自動化を行います。

この製品が出るまでは、処理を自動化する場合、コマンドラインでバッチ化してタスクスケジューラに条件を入れて・・
またはマクロを作って・・・・・
といったちょっとしたプログラミングが必要でした。
このツールはそういったことが不要です。

簡単な作業で処理が自動化できるため、すごく便利です。
また、Alteryxと同じように、GUIベースでフローを作成出来るため、使いやすいです!


PowerAutomate公式ページから抜粋

【Power Automate (MicrosoftFlow)が出来ること】
特定のメールが来たら通知を行う
ツイートをGoogleスプレッドシートに転記する
大量の添付ファイルを自動でOneDriveに保存する
会議室を確保したら自動で関係者にメールを送る
Office365からGoogleカレンダーに予定を自動で転記する

など、今まで手作業でないと出来ないと思っていたことが自動で出来るようになります。

ぜひ一度使ってみてはいかがでしょうか。※プランによります
(詳しくはこちらのMicrosoft社様のページをご覧ください)


今回、Office365を導入していらっしゃいましたので、PowerAutomate(MicrosoftFlow)をご提案し、
自動でメールをExcelに転記するような仕組みを作成しました。

このような作業は、一つ一つは短時間で終わる簡易的な作業ですが、業務が忙しくなったり、作業のボリュームが増えるとついおろそかになります。
また手作業だと間違いも発生することもあるため、仕組化することで、効率アップとミスの削減を実現しました。

②AlteryxDesignerを使ってデータクリーニングを行う

Excelに転記するような仕組みを無事構築したので、次はAlteryxDesignerを使ってデータを集計しやすいようにクリーニングしていきます。

実際にお問い合わせフォームからのメールが配信されると、テキスト形式になって配信されることが多いと思います。
お問い合わせの内容や、住所というのは一定のルールを設けることが難しいため、集計が大変面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。

テキストメールを集計するため、以下の手順で整理をしました。
1.文章の空白をすべて取り除きます。
DataCleansing データクレンジング Alteryx アイコンDataCleansing Tool(データクレンジング)を使い、不要な空白をすべて取り除きます。
また、ここで全角と半角をすべて合わせ、表記ゆれも綺麗にします。

2.一定のルールに沿って文字を抽出していきます。
Formula 式 フォーミュラ ツール Alteryx アイコン
Formula Tool(フォーミュラ)を使い、フォームで必ず入っている項目がが何文字目から始まっているかをFindString関数を使って割り当て、
その後Substring関数を使い必要な文字を取り出していきます。
ExcelでいうMID関数を使う感じです。

Alteryxを使えば比較的簡単に処理を行うことが出来ます。
今回、複数のパターンがあっため、ワークフローは少し複雑に見えますが、やっていることは先ほどご紹介した手順です。


改善結果

PowerAutomate(MicrosoftFlow)とAlteryxを組み合わせて、今まで出来なかった問い合わせメールの集約と集計が出来るようになりました。
解決した内容は以下となります。

【今まで】
・転記:2時間以上
・集計:出来ず

【現在】
・転記:自動(0分)
・集計:1時間程度で完了、集計結果を共有できるように

まとめ

今日はAlteryxDesignerでデータ集計をする前の作業効率化について、ご説明をしました。
弊社では、AlteryxDesignerを使った作業効率向上以外にも、
その前後の作業に関して効率出来る点はないかを弊社では確認し、ご提案させていただいております。

業務効率向上や、業務プロセス・フローの改善についてお悩みがございましたら是非ご相談下さい。

※会社のセキュリティ要件によっては、使えない場合もございます。
またOffice365の契約内容によって使える回数や料金も異なります。
情報システム部や総務部などのご担当者様責任者様へ、ご確認されることをお勧めします。

Photo by Franck V. on Unsplash

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