Alteryx Desinger活用についての考察(営業・営業事務(営業アシスタント))

データ分析会社のLHitでは、前処理や分析にAlteryx Designerを活発に利用しています。
利用している理由は
・ミスを軽減させ
・短時間でデータ加工ができる からです。
また、分析では検証のため複数回同じ変数を作成する必要もあるのですが、Alteryxは同じ処理を繰り返し実行することも得意です。
このデータの前処理・集計が得意なAlteryx Designerを広めたいと考え、2017年から正規販売代理店もしています。

今回は、営業部門での活用を考えてみました。
営業部では、効率のよい営業を行うためにも、データ入力やデータ集計などデータに関する業務があると考えています。
営業事務の方がデータを扱えると効率の良い営業ができるのではないでしょうか。
当然、事務の方ではなく、営業部に1名のデータを扱える人をアサインする。でも良いかと考えています。
営業事務の仕事を検索してみたところ、エン派遣のサイトに営業事務の仕事についてとてもよくまとめられてました。

引用元:エン派遣 職種時点 営業事務のお仕事とは? の業務リストを抜粋

上記リストの業務から、大きく3つに分けて、それらが Alteryx Designerを使ってどのように改善できるかをご紹介いたします。

※今回ご紹介するワークフローやキャプチャ画面はAlteryxDesigner 2020.1 利用言語:日本語 です。

AlteryxDesigner 活用についての考察

請求書などの書類作成業務、受発注データなどの入力業務、データ集計などの集計業務の大きく3つについて考えてみました。
(各業務の進め方にもよりますが、自分であればこうするだろう・・・という視点で記載しております。)

書類作成業務

書類作成業務は、多くの方がされているかと思います。
営業事務の方が多くの請求書を作成する必要がある。または、
複数人の各担当営業が請求書を作成し、その合算が多い場合は、時間のロスが多いので、営業事務にまとめて請求書を作った方が良いと考えます。

【請求書作成プロセス】

実際にこのプロセスを企業数や営業担当者分繰り返して作業する方も多いのではないでしょうか。

このような業務がある場合は、下記のような手順で実施することで時間短縮ができます。

上記のようにすることで、請求書の作成から担当営業への共有は、Alteryxで実行するだけでよくなります。
毎月の作業も、投入するデータの中身確認を行えばいいだけですので、ミスの発生も防げます。

ご用意いただくのは、請求先をまとめたリストと、請求内容をまとめたリストの2つのみです。

 

リストをまとめたあと、AlteryxDesignerを使うと企業分の請求書が一度に作成出来ます。


ワークフローをご紹介します、少し複雑なように見えますが、一緒に作成することもできますのでご安心ください。
請求書の作成プロセス詳細については別記事でご紹介します。

 

なお、既にご利用いただいている請求書のテンプレートがある方でも可能です。
今回ご紹介したものとは作り方が異なりますが、問題なく作成出来ますのでご相談下さい。

入力業務

受注情報などの情報を入力します。
受発注データの入力について、Excelのテンプレート(発注書)などの情報を転記してデータ化している場合、
Alteryxに読ませることで、時間短縮ができます。

【プロセス事例の紹介】
①Excelやcsvのテンプレートを指定のフォルダに置く


②Alteryxで上記フォルダに配置しているファイルを一括で取り込んでデータ化する


上記のようにすることで、データ化の必要なファイルを一か所にまとめれば、Alteryxで実行するだけでデータ化することができます。
また、受発注データなどの会計ソフトに連携するデータであれば、会計ソフトがインポートできる形で出力することで、経理業務も楽になります。
詳しくはお問合せください。

集計業務

データ集計・レポート作成については、
担当営業別/クライアント別の売上の集計や、アクセス数を集計するなど、定型レポートとして出力する集計と、
各営業担当が個別に依頼をする、それぞれが見たい視点で作成する非定型レポートと大きく二つに分かれるかと思います。
実際は様々なレポート作成をしているかと思います。

この場合、売上データや顧客データが入っているデータベースや、営業実績が入っているSalesforceのオブジェクトなどへ直接アクセスできるツールがあれば、データをIT部門へ依頼してから取得し、集計をするよりも、かなりの時間短縮になります。
また、集計についてもExcelでは実現するのに時間を要すものでもAlteryxでは短時間で処理できます。
データ集計の手順としては、以下のようになるかと思います。

①AlteryxをデータベースやSalesforceなどに接続できるようにシステム担当などに依頼する。
②集計に必要なデータ構造を把握する。
③定期、都度の集計を行う。

これだけです。
①は、接続設定を一度行えば何度でも接続可能です、また、②は全てを把握して覚えようとすると大変ですが、
必要最低限の項目さえ覚えることが出来れば問題ありません。なお、必要最低限の項目のみ表示することや、私達が分かりやすい列名に変更することも可能です。③はAlteryxDesignerの実行ボタンを押すのみです。

このように、営業部署にAlteryxが1ライセンスあれば、営業に関する事務作業の時間を短縮することができます。

まとめ

営業事務やサポートの方、営業アシスタントの方の業務効率方法について、AlteryxDesignerを使った場合の業務効率アップに関する考察を記事にまとめました。

まとめて思った事は、Alteryxはデータ集計をすることや分析をするツールの他にも、業務効率を向上させるためのツールとして使うことが出来るなと思った点です。
専用ツールを複数導入するよりも、一つAlteryxDesignerを導入して集計/レポート作成や分析活動をすべて行うことが出来ると思っております。
今回ご紹介した説明の中で、不明点やより詳しいこと、また、実施したいことがあるがやり方を相談したいなどありましたら、お気軽にお問合せください。

 

 

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様々な分析手法・集計ツールを使っているため、全般的な
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